۱۲ نکته برای مدیریت کارکنان در کسب و کارهای کوچک
ما اغلب فکر میکنیم اگر به جایی رسیدیم و توانستیم مدیر تعدادی کارمند شویم، بهخوبی از عهده مسئولیت خود برمیآییم. ما فکر میکنیم مدیریت کارکنان کار سختی نیست.
بله شاید درجایی مثل یک شرکت کوچک با تعداد کمی کارمند، این کار نسبتاً آسان باشد؛ اما در یک بیمارستانکه کارمندان با جان افراد سروکار دارند مدیریت کارکنان چگونه است؟ در یک واحد صنعتی چطور؟ تابهحال به مدیریت کارکنان در شغلهای حساس فکر کردید؟ چطور میتوانیم کارمندان خود را به خوبی مدیریت کنیم؟
اگر اصول و تکنیکهای خوب مدیریت کارکنان را یاد بگیرید، نتایج شگفتانگیز آن را در رشد کسب و کارتان شاهد خواهید بود.
مهمترین وظیفه یک مدیر در مدیریت کارکنان چیست؟
به جرات میتوانیم بگوییم که یکی از مهمترین وظایف و اهداف هر مدیر این است که بهرهوری و راندمان کارکنانش در سازمان را به حداکثر برسد؛ یعنی در مدتزمان معین، بیشترین حجم کارِ باکیفیت انجام شود و باید به خاطر داشته باشیم که ارزشمندترین سرمایه هر شرکت، منابع انسانی آن است.
اما اصولا ما برای مدیریت کارکنان بهتر است بیشتر مدیریت داشته باشیم یا آنها رهبری کنیم؟ زیرا این دو نقشهایی کاملا متفاوت از هم هستند و قرارگرفتن در هر کدام از این نقشها نتایج متفاوتی را در پی دارد.
در جدول زیر تفاوتهای عمده مدیریت و رهبری را نشان دادهایم:
مدیر |
رهبر |
اداره میکند |
ابداع میکند |
حفظ و نگهداری میکند |
توسعه میدهد |
روی سیستمها و ساختار تمرکز دارد |
روی افراد تمرکز دارد |
به کنترل متکی است |
الهامبخش است |
دید کوتاهمدت دارد |
دیدگاه بلندمدت |
میپرسد چگونه و چه زمان |
میپرسد چه و چرا |
مدیر وضعیت فعلی را میپذیرد |
رهبری آن را به چالش میکشد |
مدیر کارها را درست انجام میدهد |
رهبر کارهای درست را انجام میدهد |
با این دیدگاه، گویی رهبری کاملاً با مدیریت متفاوت است؛ اما بهتر است بدانیم دوران جدایی این دو نقش به سر آمده است. درگذشته، وظیفه مدیران این بود که با اجرای مصوبات، منتظر نتیجه بماند و مطمئن شود تمام کارها بهدرستی انجام شده است.
اما در دنیای امروز، این دانش افراد است که ارزش ساز واقعی است، بنابراین نمیشود مدیریت و رهبری را از هم جدا کرد. کارکنان به مدیر خود نگاه میکنند تا نهتنها وظایف آنها را مشخص، بلکه هدفی را نیز برای آنها تعیین کند.
اکنون مدیران باید به بهرهوری بالای کارکنان بیندیشند، استعدادها را کشف کنند، کسبوکار را توسعه دهند و الهامبخش دیگران باشند. درست مثل یک رهبر؛ بنابراین بهترین نوع مدیریت، تلفیقی از آن با رهبری است.
مدیریت تعهد محور یا کنترل محور؟
میتوانیم نوع مدیریت کارکنان را به دو روش تعهد محور و کنترل محور تقسیم کنیم:
روش کنترل محور، نگاهی از بالا به پایین به کارکنان دارند. در این روشها، سیاستهای مدیر به سلسه مراتب دیکته میشود. مدیران ردهبالا، وظایف را به کارکنان ارجاع داده و متناسب با عملکردشان، به آنها پاداش میدهند یا آنها را تنبیه میکنند. معمولاً در این مدل، بازخورد کارکنان، تأثیر چندانی بر مدیریت ندارد.
در روش تعهد محور، مدیران نقش راهنما را بر عهده دارند. به جای اینکه سیاستها را به کارکنان دیکته کنند، یک فرهنگ سازمانی خوب در سازمان به وجود میآورند.
در این مدل، نگاه از بالا به پایین نیست. عدالت برقرار میشود؛ کارکنان بهاندازه هم حرف میزنند، آزادانه نظرات خود را ارائه میدهند و انتقاد میکنند. در این مدلها، تصمیمات مدیران، همواره در جهت منافع کارکنان است و خشنودی، انگیزه و موفقیت کارکنان، اولویت اصلی است.
همانطور که احتمالاً فهمیدهاید، روش تعهد محور بسیار بهتر و کاراتر است. هرچند شاید عدهای بخواهند از اعتماد مدیریت، سوءاستفاده کنند.
چگونه کارکنان را بهتر مدیریت کنیم؟
بهتر است از تکنیکهایی که بارها گفته شده (برقراری نظم، ایجاد جدول زمانی مناسب و غیره) و احتمالاً شما هم بهعنوان یک مدیر از آنها باخبرید، عبور کنیم و ببینیم واقعاً برای بهترشدن عملکرد کارکنان باید چهکار کنیم؟
خیلیها فکر میکنند مدیریت یعنی پشت میز نشستن و دستور دادن. شاید تعجب کنید اما بیشتر از آنکه کارکنان نیاز به آموزش داشته باشند، این مدیر است که نیاز به آموزش دارد؛ اما اگر شما فکر میکنید مدیر خوبی هستید، کارهای زیر را انجام دهید تا کارکنان خود را بهتر از قبل مدیریت کنید.
۱- خوب گزینش کنید
اصل اولیه و اساسی؛ همیشه پیشگیری بهتر از درمان است. به جای آنکه هرکسی را به مجموعه راه بدهید، اشخاصی را بیاورید که خودشان بدانند باید چهکار کنند. برای اینکه بدانید بهترین روش برای گزینش چیست، کتاب بخوانید. مثلاً کتاب استخدام کارکنان اثر لیندا هیل.
۲- یک مشاور داشته باشید
از آن دسته مدیرانی نباشید که فکر میکنند بهترین تصمیمات را میگیرند و بهترین ایدهها را در سر دارند. منعطف فکر کنید. گاهی از مشاوره خود کارکنان استفاده کنید.
آنها چون در دل کار هستند، بدونشک میتوانند نظرات سازنده ای به شما ارائه کنند. با این کار حس مشارکت و مفیدبودن را نیز به آنها القاء میکنید.
۳- آموزش بدهید، آموزش بگیرید!
هیچچیزی مثل آموزش مستمر، رشد و پیشرفت شما را تضمین نمیکند. آموزش در هر زمینهای و هرموقعی میتواند باشد. مثلاً در یک بیمارستان، باید هرچند وقت یکبار برای پرستاران یک جلسه آموزشی پربار و لذتبخش گذاشت تا روند عادیسازی رفتار با بیماران متوقف شود.
یعنی پرستاران بعد از مدتی چون تعداد زیادی بیمار میبینند، ممکن است قساوت قلب بگیرند یا کمی افسرده شوند. آموزشهای حین خدمت بهشدت توصیه میشود.
نهتنها در زمینههای روانشناسی، بلکه آموزش در زمینههای تخصصی هم میتواند اینگونه به کارکنان القا کند که شما یک سرمایهگذاری رایگان هم برایشان انجام دادهاید. آموزش!
۴- در جریان امور باشید و ارتباط بگیرید
ارتباط روشن و مختصر برای مدیریت کارکنان ضروری است. این ارتباط باید حداقل به دو روش مختلف رخ دهد.
اول، جلسات تیمی مفید برگزار کنید که در آن اهداف شرکت و معیارهای شرکت موردبحث قرار میگیرند و در آنجا کارکنان میتوانند نگرانیهایشان، انتقاداتشان و ناراحتیهایشان را بهصورت کاملاً آزاد بیان کنند.
دوم، جلسات یکبهیک با هر یک از کارکنان مستقیم خود داشته باشید. تمام خواستههایشان را یادداشت کنید.
۵- به شرایط محیط کار دقت کنید
ایجاد یک محیط کار راحت و دوستانه برای مدیریت مؤثر ضروری است. چیزهای کوچک میتوانند نتایجی بزرگ داشته باشند. مثلاً یک اتاق کوچک پر از چای، قهوه و خوراکی!
تمیز بودن سرویسهای بهداشتی، خوشآمد گویی به کارکنان، محیط کار دوستانه و صمیمی برای کاهش تنشهای حین کار.
کارکنان خوشحال وفاداری بیشتری به شرکت دارند و راندمان بالاتری در کار خواهند داشت.
۶- به کارمندان کمی قدرت و آزادی بدهید
به کارمندان آزادی عمل و کمی قدرت بدهید. با این کار، آنها را با اعتمادبهنفس، پرانرژی و بانفوذتر میکنید. در دنیای کسبوکار امروز، کارمندان مسئول تصمیمات خودشاناند و مدیران فقط آنها را راهنمایی و هدایت میکنند.
۷- هرکس را به شیوه مخصوص خودش مدیریت کنید
در مدیریت همه را به یکچشم نبینید. یک اشتباه رایج بین مدیران تازهکار، این است که میخواهند همه را به یک روش هدایت کنند. البته مهربانی و احترام باید برای همه باشد.
اما انتظار نداشته باشید روش مدیریتی یکسان برای همه جواب دهد. برای اینکه مدیریت مؤثری بر کارکنان داشته باشید، بهتر است شیوههای مدیریتی خود را با آنها تطبیق دهید، نه اینکه از آنها بخواهید خودشان را با شما هماهنگ کنند.
۸- اعتمادسازی کنید
اعتمادسازی راهکاری بسیار خوب برای افزایش بازدهی و مهمترین عامل در شکلگیری نوع روابط است. اعتماد مثل چسب، مدیران و کارکنان را به هم میچسباند. آنقدر اعتماد ایجاد کنید که کارمندان بگویند: روزی میخواهم مثل مدیرمان شوم!
برای از بین بردن اعتماد هم اگر دنبال راه میگردید اینهاست:
- عمل نکردن به قولها و تعهدات
- شایعهپراکنی
- دور نگهداشتن کارکنان از اطلاعات باارزش شرکت
- دورو بودن
برای اینکه اعتمادسازی کنید هم از این راهها استفاده کنید:
- برای گوش دادن به دیگران و بازخورد دادن به نظرات آنها زمان کافی اختصاص دهید
- بدون چشمداشت به دیگران احترام بگذارید و مطمئن باشید آنها جبران خواهند کرد.
- هر کس را همانطور که هست بپذیرید، احساسات و نیازهای آنها را درک کنید و همیشه آنها را تشویق کنید.
۹- الگوی فداکاری ایجاد کنید.
یک مدیر خوب، طوری کارکنانش را پرورش میدهد که حاضر باشند به خاطر منافع سازمان، از منافع خود بگذرند. اول از همه از خودتان شروع کنید.
به آنها نشان بدهید که تا چه اندازه حاضر به فداکاری و از خودگذشتگی هستید. به رشد و توسعه دیگران کمک میکنید و در تصمیمگیریها ریسکپذیرید. وقتی آنها فهمیدند که منافع سازمان چقدر برای شما مهم است، از شما پیروی خواهند کرد. حتماً یادتان باشد که از آنها به روشهای گوناگون بابت از خودگذشتگی تشکر کنید.
تجربه نشان داده است که قدردانی نکردن از افراد بابت کارهای خوبی که انجام میدهند، یکی از علل اصلی نارضایتی کارکنان از مدیریت است.
۱۰- تشویق و قدردانی کنید
یک جمله معروف میگوید: «ذهنها مثل قلبها هستند؛ جایی میروند که به آنها ارزش داده شود.»
ارسال یک پیام محبتآمیز برای سپاسگزاری از کارکنان میتواند آنها را خوشحال کند. گاهی اوقات برای آنها پاداشهای مادی در نظر بگیرید. یک کارت هدیه ساده در مقابل حقوقی که به آنها میدهید شاید ناچیز باشد، اما بهشدت به آنها انگیزه میدهد.
۱۱- کارمندان را به بهترین فناوریها مجهز کنید
یکی از بهترین راههای ایجاد راندمان بالا این است که بهترین تکنولوژیها را برای کارکنان تهیه کنید. اکنون برای هر کاری، راهحلهای متنوعی وجود دارد که احتمالاً از وجود آنها بیاطلاع هستید.
کافی است وظایف کارمندان را با دقت بررسی کنید و ببینید چهکارهایی آنها را خسته میکند و باعث آزار و دردسرشان میشود. راههایی برای انجام خودکار یا سرعت بخشیدن به کارها پیدا کنید که کارمندان کارآمدتر شده و احساس شادی بیشتری داشته باشند.
۱۲- به آنها القا کنید که مهم و با ارزش هستند
همه باید احساس کنند که در موفقیت سازمان نقش دارند؛ در این صورت میفهمند کارشان معنی دارد و ارزشمند است. در یک شرکت بزرگ با چندین هزار کارمند، این کارمندان هستند که دارند شرکت را اداره میکنند.
بهعنوان یک مدیر، شما وظیفه دارید که مسئولیتها را بپذیرید و آنها را به خاطر موفقیتهای که ایجاد میکنند، تحسین کنید. از آنها مشورت بگیرید و اجازه بدهید در تصمیمگیریها دخالت کنند تا فراتر از تواناییهایشان کار کنند.
/ انتهای مقاله