چگونه یک تیم مجازی را مدیریت کنیم؟

راه‌اندازی یک تیم مجازی راه‌حلی ساده، ارزان و سریع برای پیشبرد کارها و پروژه‌ها در بسیاری از مجموعه‌هاست. درعین‌حال اغلب افراد در مدیریت بهینه چنین تیم‌هایی با چالش‌های خاصی روبرو هستند.

در تیم‌های مجازی چون افراد به‌صورت فیزیکی باهم تعامل ندارند، ممکن است فرهنگ‌ سازمانی را به‌خوبی درک نکنند و نتوانند آن‌طور که سازمان می‌خواهد، فعالیت کنند.

پس اگر شما هم عضو یک تیم مجازی هستید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله پیش رو را تا انتها بخوانید تا با چند نکته مهم و کاربردی در زمینه مدیریت تیم مجازی آشنا شوید.

تیم مجازی چیست؟

امروزه به کمک فناوری‌های ارتباطی، این امکان وجود دارد تا افراد یک تیم کاری بدون آن‌که نیاز باشد در یک مکان فیزیکی دور هم جمع شوند، کارها را به صورت دورکاری پیش ببرند و به اصطلاح یک تیم مجازی تشکیل دهند.

بدون‌شک تشکیل تیم مجازی مزیت‌هایی دارد و مهم‌ترین آن صرفه‌جویی در وقت و هزینه‌هاست. اما شرایط حاکم بر تیم‌های مجازی نسبت به تیم‌های حضوری متفاوت بوده و همین موضوع باعث می‌شود مدیریت چنین تیم‌هایی با چالش‌هایی همراه باشد.

منتها توجه به نکات زیر می‌تواند به شما کمک کند تا از مزیت‌های بی‌شمار تشکیل یک تیم مجازی به خوبی بهره‌مند شوید و تیم خود را به بهترین شکل مدیریت و رهبری کنید.

برای تیم مجازی یک سیستم کاری تعریف کنید

افراد مختلف راه‌های مختلفی برای انجام دادن کارها دارند. تعیین استانداردها می‌تواند زمان موردنیاز برای رسیدن به نتیجه مطلوب را کوتاه کند.

با تنظیم استانداردها و تعریف سیستم‌های کاری روتین، در ذهن اعضای تیم، سؤالات کمتری پیش می‌آید. این سیستم‌های کاری باید به‌قدری استاندارد باشند تا علاوه بر اینکه اثربخشی را به حداکثر می‌رسانند، آزادی عمل اعضای تیم را سلب نکنند.

به طور مثال شما می‌توانید برای انجام پروژه‌ها و ارسال گزارش‌ها قالب‌های آماده‌ای طراحی کنید که اعضای تیم مجازی به‌وسیله آن و به شکلی متحد، کارها و پروژه‌های خود را تحویل دهند. به این روش سرعت اجرای کارها افزایش می‌یابد و کیفیت کارها ارتقاء پیدا می‌کند.

از ابزارهای ارتباطی مدرن استفاده کنید

ارتباط در یک تیم مجازی، مهم ترین موضوعی است که هر مدیری باید بیشترین وقت خود را روی آن بگذارد و هر روز بیشتر از روز قبل تلاش کند که ارتباطات در تیمش را به حداکثر بازدهی و اثربخشی برساند.

بدون ارتباطات، تیم مجازی هیچ معنایی ندارد.  اعضای تیم مجازی مثل اجزای یک چرخ دنده بزرگ هستند. برای رفع اصطکاک‌ها و افزایش بهره‌وری، مدیر هر روز باید این اجزا را روغن­کاری کند و ارتباطات را صیقل ببخشد.

به همین دلیل سعی کنید از بهترین و مطمئن‌ترین ابزارهای ارتباطی که کارکردن با آن‌ها برای همه اعضای تیم راحت‌ است، استفاده کنید.

از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید

ابزارهای مدیریت پروژه می‌توانند به اعضای تیم مجازی کمک کند تا زمان‌بندی‌ها را به‌خوبی رعایت و برنامه‌های خود را به ‌درستی اجرا کنند.

این ابزارها همچنین هشدارها و یادآوری‌ها را برای محدوده‌های زمانی معین به شما ارسال می‌کنند و به‌وسیله آن‌ها می‌توانید یک مرور هفتگی، ماهانه یا روزانه روی برنامه‌های خود داشته باشید. البته باید مطمئن شوید که همه اعضای تیم مجازی می‌توانند از این ابزارها استفاده کنند.

برای تیم مجازی یک برنامه زمانی منظم طراحی کنید

یک برنامه زمانی خوب در یک تیم مجازی، موجب ایجاد یک روال منظم می‌شود. این روال یک عادت در اعضای تیم شکل می‌دهد و به ‌این ‌ترتیب استرس اعضا و شلختگی فعالیت‌ها کاهش می‌یابد.

مثلاً می‌توانید هر هفته در روز و ساعت معینی با اعضای تیم مجازی تماس تصویری برقرار کنید تا روند کارها را با آن‌ها هماهنگ کنید.

برای اعضای تیم مجازی ساعت کاری تعریف کنید

سعی کنید تا جایی که می‌شود، اعضای تیم با هم آنلاین شوند و با هم دست از کار بکشند. به ‌این‌ ترتیب به حداکثر بازدهی کاری می‌رسید و اعضا مسائل مختلف را حل می‌کنند و یا اگر از هم کمکی بخواهند یا سؤالی داشته باشند، به‌راحتی در دسترس همدیگرند.

/ انتهای مقاله